La situación a la que irremisiblemente se ha visto abocada la economía mundial se ha dejado sentir en el sector del arbitraje internacional. Comenzando con China, en la que los acontecimientos debidos a la pandemia del Covid-19 se estrenaron y tuvieron su primera respuesta, y pasando por todos los países del mundo que de una manera más acusada o menos han visto afectados su día a día sanitario, social, político, económico y estructural.

En este análisis, pretendemos aclarar el mapa de las medidas que han tomado diferentes cortes distribuidas alrededor del mundo para ser testigos de estos desarrollos que marcarán nuestra historia en los cinco continentes. A través de los mensajes y pasos de: CIETAC (China), CRCICA (Egipto), ACICA (Australia), ICDR-AAA (EE.UU.), HKIAC (Hong Kong), SIAC (Singapur), SCC (Noruega), CAM Santiago (Chile), CAC CCB (Colombia), CIAM (España) y AmCham (Perú) y otras no sujetas a un país específico como los casos de la CCI, con sede en París pero con importantes delegaciones en América Latinga, o el CIAR, con 62 socios distribuidos por Iberoamérica y con sedes en España, Costa Rica y Brasil, somos conscientes del relevante papel que ha adquirido la conexión virtual en un momento en el que salvo dos instituciones de las analizadas: el HKIAC y el ICDR-AAA, todas han recurrido al teletrabajo sin condiciones, obligadas a explorar, para el arbitraje, las posibilidades virtuales de administración arbitral y sus oportunidades.

CIETAC China International Economic and Trade Arbitration Commission

La CIETAC anunció el lanzamiento de su sistema de archivo en línea para las partes el 1 de enero de 2020. Teniendo en cuenta que fue el país que primero se vio apaleado por la crisis de la Covid-19 su reacción fue la primera para paliar las consecuencias de la pandemia sobre el sector.

Para facilitar el proceso de presentación, CIETAC desarrolló un Sistema de presentación online y una cuenta pública de WeChat (teléfono móvil) para reuniones. Los dos sistemas entraron en fase de prueba a partir de ese momento. Asimismo dio apoyo a las iniciativas con la edición de una “Guía de arbitraje” para la “Presentación de casos online” y varios manuales de usuario.

Con ambos sistemas, los usuarios pueden presentar el procedimiento online a través de dispositivos como el teléfono móvil, adjuntando la solicitud de arbitraje y los materiales relevantes. Tras obtener la aprobación del administrador, se abre un formulario de solicitud de arbitraje para completar el procedimiento de presentación. Las partes pueden recibir avisos relacionados con su caso como:

  • notificación de arbitraje,
  • formación del tribunal arbitral y
  • audiencias orales.

ACICA, Australian Centre for International Commercial Arbitration

El ACICA publicó una comunicación en respuesta a la situación enfrentada con respecto a la COVID-19 en Australia. Desde el 19 de marzo de 2020, sus equipos comenzaron a teletrabajar brindando un servicio ininterrumpido.

El personal trabaja en su horario habitual y usa el correo y el teléfono para comunicar con sus usuarios. El centro australiano desarrolló  una hoja de información “Gestión del impacto de COVID-19: Uso del arbitraje para mitigar el riesgo” que describe los beneficios que ofrece el arbitraje a las partes en disputa y la aplicación particular de esos beneficios en estos momentos, y ofrece a partir del 1 de mayo de 2020 y hasta octubre de 2020 un 25% de descuento en los costes de administración.

ACICA dispone del registro de casos online y ofrece a través del ADC Australian Disputes Centre el alquiler de salas online.

CRCICA, The Cairo Regional Centre for International Commercial Arbitration

El CRCICA comunica en su web que sus instalaciones permanecerán cerradas hasta el jueves 21 de mayo de 2020, pero los servicios de administración de procedimientos están completamente operativos a través del teletrabajo. Aunque el centro egipción explica que excepcionalmente, sus instalaciones estarán abiertas domingos y miércoles de 10:00 a.m. a 3:00 p.m., con un número muy limitado de empleados, para recibir presentaciones escritas imposibles de entregar por medios electrónicos de comunicación, así como laudos arbitrales.

El centro pide a sus usuarios:

  1. Usar el correo electrónico para presentar notificaciones de arbitraje, y otros documentos. Si no fuera posible, exhorta al envió mediante USB, en los horarios y fechas en los que las instalaciones están abiertas. Los casos presentados electrónicamente se considerarán registrados en la fecha en que el Centro reciba el monto de la tarifa de registro en su cuenta bancaria.
  2. Realizar reuniones entre los miembros del tribunal y / o las Partes, audiencias procesales o deliberaciones virtualmente. Las órdenes procesales pueden emitirse después de consultar con las Partes en lugar de realizar audiencias procesales.
  3. Se recomienda a las Partes utilizar medios electrónicos para su comunicación con el tribunal y para la presentación de cualquier presentación por escrito.
  4. Cita los siguientes artículos de su reglamento:
    • El Artículo 17.3 de las Reglas, que dice: “Si en una etapa apropiada del procedimiento alguna de las partes lo solicita, el tribunal arbitral celebrará audiencias para la presentación de pruebas por testigos, incluidos testigos expertos, o para un argumento oral. En ausencia de tal solicitud, el tribunal arbitral decidirá si celebrará dichas audiencias o si los procedimientos se llevarán a cabo sobre la base de documentos y otros materiales “.
    • El Artículo 28.4 de las Reglas dice: “El tribunal arbitral puede ordenar que los testigos, incluidos los expertos, sean examinados a través de medios de telecomunicaciones que no requieren su presencia física en la audiencia (como una videoconferencia).

CAM Santiago, Corte de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio de Santiago

En relación con la promulgada Ley N° 21.226 que establece un régimen jurídico de excepción para los procesos judiciales, en las audiencias y actuaciones judiciales, y para los plazos y ejercicio de acciones que indica, por el impacto de la enfermedad COVID-19 en Chile, el CAM Santiago hace un análisis del documento, en el que, entre otros, concluye que: “La regulación del ejercicio de estas facultades no impide que las partes, conforme a las reglas generales que rigen al arbitraje, puedan concordar con el tribunal arbitral de mutuo acuerdo un procedimiento, plazos y forma de realización de audiencias y actuaciones diversos durante el tiempo de catástrofe, con la limitación de que con ello no se atente en contra de las garantías de un debido proceso.”

La Oficina de Estudios & Relaciones Internacionales del CAM Santiago comunicó el 2 de abril de 2020 que como medida preventiva frente a la situación de salud pública generada por el virus COVID-19 prestan sus servicios de manera virtual, pidiendo la realización de las audiencias haciendo uso de su infraestructura tecnológica.

CIADI Centro Internacional de Arreglo de Diferencias relativas a Inversiones

El CIADI publicó una nota de introducción inicial a los servicios y tecnología de sus audiencias virtuales con motivo de la Covid-19.

El Centro comunica en su site que su plataforma de videoconferencia no requiere hardware o software especial, y permite la participación en la audiencia desde cualquier lugar con una computadora con conexión a Internet y si es deficiente, a través de conexión telefónica.

La plataforma del CIADI permite audiencias de cualquier tamaño, ya sea con un grupo pequeño o cientos de participantes. Los servicios y la tecnología de audiencias virtuales están disponibles en todos los casos sin cargos adicionales así como en aquellos casos bajo las reglas CNUDMI y otras normas procesales distintas a las reglas del Centro.

HKIAC Hong Kong International Arbitration Centre

A pesar de la situación debida a la Covid-19, el HKIAC, aunque implementó una serie de medidas, sus instalaciones en Two Exchange Square, Central, Hong Kong, permanecieron operativas y accesibles tanto para audiencias, como para reuniones, aunque invitaban a las partes a considerar el uso de los servicios virtuales con material de apoyo disponible en su web.

Las medidas de precaución tomadas en las oficinas HKIAC

Todos los que acudan al Centro deben completar un Formulario de Declaración de Salud que confirma que:

(i) no han viajado fuera de Hong Kong en los últimos 14 días;

(ii) no están viviendo con alguien que ha viajado fuera de Hong Kong en los últimos 14 días;

(iii) no han tenido, según su conocimiento, contacto directo con una persona diagnosticada con COVID-19; y

(iv) son asintomáticos.

Todas las personas que entren a sus oficinas, además están sujetas a un control de temperatura y su entrada solo se permite a aquellas con una temperatura inferior a 37.8 ° C; el HKIAC informa de una mayor limpieza y esterilización de las zonas del Centro; el uso máscaras faciales en todo momento; altos estándares de higiene personal, que incluyen lavarse las manos con frecuencia (con jabones esterilizantes), obligatorio al regresar de fuera de la oficina o después del contacto con una persona o espacios públicos.

Solo en el caso de personal operativo esencial y cuando la gestión de procedimientos así lo requiera, el personal teletrabajará.

ICDR-AAA International Centre for Dispute Resolution – American Arbitration Association

Si bien el AAA-ICDR permanece activo y operativo, no se llevarán a cabo audiencias en los centros presenciales hasta al menos el 1 de junio de 2020. En las ciudades donde las autoridades gubernamentales han cerrado sus actividades, sus oficinas físicas también están cerradas y comunica que su personal de administración de procedimientos se comunicará con las partes y los árbitros para plantear arreglos alternativos, incluido video, teleconferencias o aplazamientos.

La AAA-ICDR aclara que a excepción de las instalaciones dedicadas a audiencias, todas su administración del procedimiento sigue  funcionando.

La presentación de arbitrajes y mediaciones online, para reducir la cantidad de papel necesaria para el manejo y para ayudar a facilitar el distanciamiento social recomendado.

Si se llevan a cabo audiencias en persona fuera de las instalaciones de AAA-ICDR, la corte sostiene que:

• Las partes, los árbitros y los mediadores deben consultar a la ciudad, el estado y el gobierno federal y otros
regulaciones y orientación para determinar su impacto en la audiencia.

• Las partes, los árbitros, los mediadores y otras personas involucradas en las audiencias programadas deben presentar de inmediato entre sí y con el AAA-ICDR cualquier inquietud sobre su participación resultante de limitaciones de viaje impuestas o instadas por las autoridades gubernamentales y reguladoras. Sensibilidad a las personas que corren un mayor riesgo
considerando medios alternativos.

• No pueden asistir a audiencias en persona:

– Aquellos con fiebre, tos, dificultad para respirar, síntomas de dificultad respiratoria, u otros síntomas de una enfermedad.

– Individuos que viajan desde un área afectada que experimenta brotes de COVID-19 o transmisión generalizada según la definición de organizaciones como la OMS y los Centros para el Control de Enfermedades.

– Aquellos que han estado en contacto directo con alguien que se sabe que tienen COVID-19.

El Centro facilita los usos online como videoconferencia, comunicaciones onlien y otros medios para audiencias con el apoyo de tres guías: “Guía de audiencia virtual para árbitros y partes”; “Guía de audiencia virtual para árbitros y partes que utilizan ZOOM”; y “Orden y procedimientos para una audiencia virtual por videoconferencia”.

SIAC Singapore International Arbitration Centre

El 3 de abril de 2020, el gobierno de Singapur anunció medidas adicionales para controlar la propagación de la Covid-19, incluido el cierre de la mayoría de los lugares de trabajo a partir del 7 de abril de 2020. SIAC comunica no obstante su pleno funcionamiento a través del teletrabajo de todo su equipo.

Hasta que se reabran las oficinas físicas SIAC solicita que todas las comunicaciones se realicen por correo electrónico y pide que no se envíen copias físicas de documentos u otro material, o facsímiles, a sus oficinas durante este período.

El Centro ha recogido una serie de preguntas frecuentes sobre Covid-19 para todos los usuarios y ha comunicado la designación de asesores en la Secretaría para atender al uso de tecnología en remoto. SIAC dispone de un Live Help Desk en su sitio web de para facilitar el contacto.

El Centro ha organizado una serie de seminarios web mensuales titulados: “Un diálogo sobre COVID-19 con la Secretaría” para abordar preguntas sobre el impacto de la pandemia en los arbitrajes SIAC, discusiones sobre mejores prácticas para audiencias virtuales y temas relacionados, simulacros de audiencias virtuales y otros eventos.

ICC Arbitration Court

La CCI anunció el pleno funcionamiento de sus servicios a través del teletrabajo de todo su equipo y pidió a sus usuarios el recurso a la tecnología online anunciando la cancelación de todas las audiencias presenciales alrededor del mundo, recurriendo a la organización virtual.

La Corte Internacional de Arbitraje de la CCI ha publicado una Nota de orientación que describe una serie de medidas para ayudar a mitigar los efectos de la pandemia COVID-19 en los procedimientos arbitrales a través de la que se brinda apoyo a las partes, a los abogados y a los tribunales arbitrales.

La Nota de orientación destaca los factores relevantes para evaluar las formas de mitigar los retrasos relacionados con COVID-19 en el contexto de las Reglas de arbitraje de la CCI, incluida la orientación sobre la posibilidad de organizar audiencias virtuales. A través de dos anexos se proporciona: un protocolo sobre audiencias virtuales y ciberprotocolos y procedimientos relacionados con su organización.

The Arbitration Institute of the Stockholm Chamber of Commerce SCC

El Instituto de Arbitraje de la SCC ofreció como respuesta a la crisis de la Covid-19 el acceso a una plataforma para arbitrajes ad hoc a nivel mundial para la administración en línea de los procedimientos, a partir de mayo. El uso de la Plataforma se anuncia  gratuito para los arbitrajes iniciados durante el brote de la pandemia para las comunicaciones y el intercambio de archivos entre las partes y el tribunal.

El SCC ofrece información y orientación en sus arbitrajes sobre la pandemia en una página dedicada explícitamente a ello en la que subraya que su carga de casos no se ve afectada ya que desde 2013 está digitalizado todo el proceso.

Otro documento recoge como el SCC está en pleno funcionamiento pero de forma remota, resumiendo las medidas tomadas por la Secretaría para adaptarse al brote.

Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá (CAC CCB)

El CAC CCB comunicó ya el 16 de marzo que, debido a la situación de emergencia sanitaria causada por la pandemia del Covid-19 el personal del Centro de Arbitraje y Conciliación, en modalidad de teletrabajo, está a disposición de los tribunales y de las partes y apoderados para la programación de audiencias virtuales en el horario laboral y la recepción de documentos se hace de manera virtual por correo electrónico.

También explicaba que se atenderá virtualmente la recepción de demandas, documentos y memoriales; y realizará virtualmente reuniones y sorteos de designación árbitros, así como las audiencias de instalación de tribunales arbitrales y de conciliación.

CIAR Centro Iberoamericano de Arbitraje

El CIAR transmite, desde su página web que en momentos como este los expedientes arbitrales se pueden abrir, su Secretaría permanece activa y los arbitrajes pueden ser llevados a cabo sin ningún tipo de demora.

También explica que el Reglamento de arbitraje del Centro contempla el arbitraje online y la tramitación de arbitrajes telemáticos de tal manera que las partes puedan utilizar la Plataforma de acceso provista para ello y para todos los trámites pertinentes.

Uno de los retos presentes es la elaboración de un protocolo en el que se reglamenten más detalladamente los arbitrajes y todo su recorrido virtual.

CCL Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Lima

La Cámara de Comercio de Lima (CCL) informó que el Consejo Superior de Arbitraje levantó la suspensión de todos los procesos arbitrales bajo la administración de su Centro, a partir del 4 de mayo de este año, salvo decisión diferente de cada Tribunal Arbitral.

En razón de ello, se emitió la Nota Práctica No 1/2020 a fin de implementar los medios virtuales que permitan la tramitación de los casos arbitrales bajo la administración del Centro.

(Más detalles en el siguiente artículo: “A propósito de la implementación de medios virtuales en el arbitraje en Perú“, por Joel A. Santillán Dulanto y Alberto E. Coya Rojas)

CIAM Centro Internacional de Arbitraje de Madrid

El recientemente estrenado Centro Internacional de Arbitraje de Madrid ha anunciado la disposición de una plataforma digital para la gestión de los arbitrajes.

La plataforma almacena y organiza todos los archivos presentados por los participantes del procedimiento arbitral (escritos, documentos, órdenes procesales, transcripciones, etc) con acceso inmediato online a todos los documentos intercambiados entre los participantes, información sobre costes administrativos, y seguimiento detallado y en tiempo real del arbitraje.

Centro Internacional de Arbitraje de AmCham Perú

El Centro Internacional de Arbitraje de AmCham Perú sigue brindando sus servicios de organización y administración de los arbitrajes de manera remota, mediante el uso de medios electrónicos y la realización de audiencias por plataformas virtuales.

La institución ha emitido una “Guía de Arbitrajes Virtuales” y pide a las partes y tribunales arbitrales hacer los esfuerzos necesarios para continuar con el desarrollo de los arbitrajes, de acuerdo a las circunstancias de cada caso.

La tramitación electrónica abarca:

(i) presentación de nuevas solicitudes de arbitraje,

(ii) comunicaciones y notificaciones electrónicas,

(iii) nombramiento de árbitros,

(iv) adecuación de reglas para cada arbitraje,

(v) realización de audiencias virtuales y

(vi) emisión del laudo.

Para los casos que se inicien a partir del 1 de mayo de 2020, AmCham ha dispuesto modificaciones al Reglamento de Arbitraje, incluyendo disposiciones expresas que facilitan la tramitación de los arbitrajes bajo su administración, de manera virtual, durante todas las actuaciones.

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