Breves apuntes de la “Nota Practica N° 1/2020 para la implementación de medios virtuales”, por Joel A. Santillán Dulanto* y Alberto E. Coya Rojas**. Los autores desgranan la iniciativa de una corte de arbitraje peruana para ejemplificar la reacción a la actual situación que vive el mundo del arbitraje a nivel global.

“Las especies que sobreviven no son las más fuertes ni las más inteligentes, sino aquellas que se adaptan mejor al cambio” – Charles Darwin, El origen de las especies.

El arbitraje en el Perú ha sido un caso singular en América Latina, su rápido y vertiginoso crecimiento ha hecho de éste un medio encomiable y popular de resolución de conflictos en el contexto nacional, lo que ha significado que no sea ajeno a las circunstancias económicas y sociales ante las que contiende nuestro país. En estas últimas décadas, los desarrollos en el mundo del derecho y de la tecnología han ido de la mano, complementándose para traspasar barreras formidables para así facilitar a las partes un proceso rápido y sencillo. Esta relación complementaria sobresale en el contexto actual, pues la crisis mundial que enfrentamos nos demuestra lo importante que es la adaptación de la tecnología en el derecho en orden de sobrevivir.

El 11 de marzo de 2020, luego de atravesar la marca de los 100,000 casos, el COVID-19 fue declarado como una pandemia1, situación que continúa colocando a más de un abogado en una situación de incertidumbre. Frente a esta situación, el estado peruano optó por dictar una serie de medidas para intentar frenar esta enfermedad, las cuales continúan generando una imposibilidad tanto para las partes como para árbitros de llevar un arbitraje con normalidad y poniendo en jaque a la antigua costumbre de presentar documentación física.

Debido a esto, el arbitraje se ha encontrado en una posición que lo ha forzado a dar un paso adelante, evolucionando prematuramente a algo que se esperaba vendría en un futuro lo suficientemente lejano, llegando a brindarle a las partes todos los mecanismos necesarios para llevar un arbitraje, con todas sus actuaciones, de manera virtual.

La coyuntura descrita nos obliga a aceptar este cambio que se veía venir, pero no se acepta de todo corazón. Un país que todavía mantiene la tradición del expediente cosido con hilo y aguja se ha visto forzado a acoger las maravillas que la tecnología moderna nos presenta, de cierto modo realmente sobreviviendo a través de la adaptación. En ese sentido, cabe mencionar que algunas de estas modalidades electrónicas ya existían hace más de un par de años, siendo dejadas de lado frente a la documentación física, así demostrando que es esta pandemia el verdadero motor de nuestra adaptación y lentamente nos guía a transcurrir este camino a la modernidad, que tendrá como principal víctima nuestro tan querido expediente físico.

Frente a este espinoso contexto, como primer instinto, nuestras principales instituciones arbitrales2 optaron por suspender las atenciones presenciales, los plazos, diligencias y reuniones programadas en los arbitrajes bajo su administración, modalidad que se ha vuelto insostenible al entrar en la séptima semana de cuarentena obligatoria.

Hoy esta historia es distinta, el pasado sábado 25 de abril, el Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Lima tomó una decisión que a simple vista podría parecer muy sencilla, pero que dada la coyuntura actual es la más apropiada. Ésta acarrea una gran importancia para el mundo del arbitraje y, sobre todo, marca un precedente que nos da una idea de lo que puede suceder en el futuro, cercano y lejano, con los demás centros de arbitraje nacionales.

A continuación, les presentamos unos breves apuntes de la nota publicada en la página web del Centro:

La nota empieza especificando que los propios Tribunales Arbitrales serán los responsables de aplicar las medidas en los arbitrajes a su cargo, a excepción de que se determine su inviabilidad o ineficacia luego de escuchar a las partes y con arreglo a los fundamentos legales o fácticos.

De acuerdo a esto, se adoptarán las siguientes medidas hasta donde resulte posible:

  1. A partir del lunes 4 de mayo, toda presentación de solicitud de arbitraje se hará de manera exclusiva por la Mesa de Partes Virtual3.
  2. Como regla general, toda notificación de actuaciones del arbitraje se hará a las direcciones electrónicas señaladas por las partes de acuerdo a lo establecido en el Artículo 3(1)(4)(5)4 del Reglamento de la Cámara de Comercio de Lima de 2017 (el “Reglamento”).
  3. Todas las comunicaciones y notificaciones a los árbitros serán efectuadas por la Secretaría Arbitral.
  4. Todo pago de aranceles por la presentación de una solicitud a través de la Mesa de Partes Virtual se efectuará mediante la misma plataforma o transferencia bancaria a las cuentas indicadas en la página web.

– Todo pago correspondiente a gastos adicionales del arbitraje se efectuará por transferencias a las cuentas bancarias del centro5.

5. Se exhorta a los tribunales a revisar la adecuación de las reglas del arbitraje ya fijadas, y a aquellos a los que les corresponda proceder a la fijación de reglas hacerlo de acuerdo a lo siguiente:

a) La presentación y notificación de escritos, decisiones y comunicaciones se hará mediante correo electrónico

i. De no haberlo hecho, las partes deben de señalar sus direcciones electrónicas.

ii. La presentación de todos los escritos y comunicaciones de las partes deben hacerse exclusivamente mediante correo electrónico o de la plataforma Arbitraje OnLine. En caso de que estos tengan un tamaño mayor a 50 MB, se habilitará la posibilidad de transferir sus archivos mediante plataformas digitales (ej. WeTransfer, Dropbox, etc.), debiendo enviar los enlaces por correo electrónico.

b) Toda conferencia, audiencia o reunión debe ser no presencial hasta el momento en el que el Consejo lo determine. Estas deberán llevarse a cabo usando plataformas virtuales, videoconferencias, teleconferencias o cualquier otro medio de comunicación que el Centro disponga.

i. La Secretaría se encargará de citar a las partes mediante correo electrónico, indicando: (i) el enlace de conexión; (ii) las instrucciones para esta; y, (iii) la forma en la que las partes deberá acreditar su identidad y calidad en la que intervienen.

ii. Previo a la audiencia las partes deberán enviarle a la Secretaría por correo electrónico copia de sus respectivas listas de participantes, indicando el sustento de su participación, y de ser necesario, acreditando su representación.

iii. En caso de que se requiera emitir un acta de conferencia, audiencia, o reunión, la Secretaría deberá especificar la modalidad de esta, consignando en el acto los intervinientes virtuales e incluyendo su firma digital o digitalizada. Este acta será remitida por correo electrónico a las partes en formato PDF.

iv. Las audiencias serán grabadas, quedando una copia como parte del expediente arbitral.

v. Las reglas y protocolos para la realización de conferencias y audiencias serán fijadas por cada Tribunal.

c) Los laudos y resoluciones integrantes de laudos deberán ser transmitidos por el Tribunal arbitral a la Secretaría adjuntando una reseña anónima en la que se expresarán datos relativos a entidades o personas eliminando la referencia a su identidad.

i. Estos serán notificados a las partes a través de correo electrónico en conformidad a los artículos 37(6)6 y 40(4)7 del Reglamento, debiendo llevar la firma digital o digitalizada de los árbitros.

ii. Si las circunstancias lo justifican, el centro podrá realizar adicionalmente una notificación física del laudo o resolución integrante del laudo, debiendo previamente el Tribunal dar cuenta a la Secretaría de la necesidad de depositar el laudo en el Centro para su subsiguiente notificación física.

Habiendo detallado la nota, podemos apreciar los extremos a los que esta pandemia ha obligado al Centro a llegar, digitalizando completamente su actividad y además dándonos una visión de cómo podrán ser los arbitrajes a partir de ahora.

Ahondando un poco respecto al futuro lejano, encontramos que esta nota nos permite inferir que algunos rezagos de las medidas temporales determinadas en el documento perdurarán para los futuros arbitrajes, facilitando el proceso para las partes y recortando los gastos en los que incurrán.

Un claro ejemplo de esto es la posibilidad de que actuaciones que en el pasado eran presenciales y requerían que involucrados en el arbitraje que se encontraban en el extranjero tengan que viajar al país para poder participar en éstas, así incrementando el costo y el tiempo de las audiencias, ya no lo tengan que hacer. En el contexto actual, estas personas requieren que se incurra en gastos aéreos, domiciliarios, alimenticios, entre otros, al igual que obligan a que se tome en cuenta el lógico tiempo necesario para que puedan arribar al país para programar las audiencias, cosa que naturalmente incrementa tanto el tiempo, como el costo del arbitraje.

La posibilidad de tener reuniones, conferencias y hasta audiencias de manera online permite al arbitraje ir de acuerdo con un principio que normalmente únicamente se le (mal) atribuye al proceso judicial: la economía procesal, así volviendo al arbitraje en un modo más accesible de resolución de conflictos y amigable a las partes.

Dicho de otra manera, el COVID-19 está causando que los abogados y estudiantes de derecho nos comencemos a adaptar y mejorar nuestro sistema para poder encontrarnos reforzados ante peculiares situaciones que se pueden presentar en cualquier proceso. Este quizás es el impulso que necesitábamos para construir un arbitraje más eficiente y menos dependiente de lo tradicional.

Es necesario tener en consideración la posible actitud de algunas partes pues, como hemos detallado supra, nos encontramos en un país que tiene todavía muy presente la tradición de la documentación en físico, lo que indudablemente llevará a un rechazo por parte de un sector de los abogados colegiados. Esta reacción es natural y deberá ser batallada con capacitaciones y manuales de uso que alivien los recelos que puedan existir.

Es así que esperamos con ansias el poder ver cómo esto se desarrolla y los efectos que tendrá en nuestro ordenamiento jurídico. Asimismo, congratulamos y reconocemos la gran labor que se encuentra realizando la Cámara de Comercio de Lima y saludamos las futuras medidas que estamos seguros las demás instituciones arbitrales tomarán a fin de poder adaptarse y manejar los procedimientos, las cuales permitirán la continuidad de los mismos, aplicando las bondades de los medios tecnológicos para salvaguardar el debido proceso que se merecen las partes.

Queda claro que después de la pandemia nada será igual. Queda en cada estudiante de derecho cuestionar nuestro sistema e intentar ayudar a resolver los conflictos cada día de una mejor manera, más eficiente y acorde a la realidad.


* Estudiante de octavo ciclo de la Facultad de Derecho de la Universidad de Lima. Practicante en Rodrigo, Elias & Medrano Abogados. Alumno Coordinador del Circulo de Estudios de Arbitraje de la Universidad de Lima. Miembro de la Red de Arbitraje Juvenil de la Cámara de Comercio de Bogotá. jsantillandulanto@gmail.com

** Estudiante de séptimo ciclo de la Facultad de Derecho de la Universidad de Lima. Practicante en Miranda & Amado Abogados. Miembro del Circulo de Estudios de Arbitraje de la Universidad de Lima. aecoyar@gmail.com
1 Organización Mundial de la Salud. Alocución de apertura del Director General de la OMS en la rueda de prensa sobre la COVID-19 de fecha 11 de marzo de 2020. Consultado en: https://www.who.int/es/dg/speeches/detail/who-director-general-s-opening-remarks-at-the-media-briefing-on-covid-19—11-march-2020

2 El Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Lima, el Centro de Análisis y Resolución de Conflictos de la PUCP, el Centro Internacional de Arbitraje de AmCham Perú y el Centro de Arbitraje del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

3 Para cualquier consulta se ha habilitado un correo.

4 Artículo 3.- Notificaciones y comunicaciones
“1. Las partes son notificadas en la dirección física, postal o de correo electrónico acordada o que hayan señalado expresamente para el arbitraje en la solicitud y respuesta de arbitraje o en comunicación posterior.” […] […] “4. Las notificaciones y comunicaciones pueden efectuarse mediante entrega contra recibo, correo certificado, servicio de mensajería, correo electrónico o por cualquier otro medio de telecomunicación que deje constancia de su envió o en cualquier otra forma dispuesta por el Tribunal Arbitral.”
“5. Una notificación se considera efectuada el día en que haya sido recibida por la parte destinataria o por su representante. En el caso de correo electrónico, se considera efectuada el día de su envió, salvo prueba en contrario.” (Énfasis agregado) […]

5 Para cualquier consulta se ha habilitado un correo.

6 Artículo 37.- Laudos “6. El arbitro único o presidente del Tribunal Arbitral es responsable de entregar o transmitir el laudo al Centro dentro del plazo para dictar el laudo. La Secretaria notifica a las partes el laudo autenticado como un laudo de la institución dentro de los cinco días de recibido, siempre y cuando los gastos del arbitraje hayan sido íntegramente pagados.”

7 Artículo 40.- Rectificación, interpretación y exclusión del laudo “4. La rectificación, interpretación, integración y exclusión forman parte integrante del laudo. Contra esta decisión no procede recurso alguno. La notificación de estas decisiones se sujeta a lo dispuesto en el articulo 37(6) de este Reglamento.”

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