La figura del Secretario del Tribunal Arbitral es un elemento que contribuye a la eficiencia del arbitraje, debido a que su intervención le aporta valor al proceso, toda vez que a través de éste, se puede ahorrar gastos a las partes, sobre todo cuando a los árbitros se les paga por horas, ya que las tarifas del secretario del Tribunal Arbitral son bastante menos onerosas que las de los árbitros. Por Beatriz Pimentel*.
Por otra parte, la intervención del Secretario puede reducir tiempos en los plazos del arbitraje, ya que éste podrá ocuparse principalmente de darle seguimiento a todas las actuaciones del proceso de una forma más inmediata, pues es bien sabido que los árbitros como profesionales destacados poseen una agenda de trabajo muy intensa.
En la guía realizada por Young ICCA sobre los Secretarios Arbitrales, se recaba una encuesta en la que se indica que obtienen una mejor puntuación para ser Secretarios Arbitrales¹:
- abogados jóvenes (89.8%),
- abogados con experiencia (26.5%) y
- árbitros jóvenes (25.5%).
Asimismo, en una encuesta posterior, también se revela que hay preferencia en la comunidad arbitral para elegir como secretarios, a aquellos abogados que han sido admitidos para ejercer en al menos una jurisdicción (75.8%). Algunos de los encuestados manifiestan que designar a un abogado joven o a un abogado con experiencia, dependerá sobre todo de las circunstancias del caso en cuestión.
El Secretario del Tribunal Arbitral para desempeñar con eficiencia su función, debe cumplir con ciertos requisitos que son esenciales:
- ser imparcial e independiente,
- no tener conflicto de interés con las partes y
- guardar la confidencialidad y privacidad del arbitraje.
Es importante que el Secretario del Tribunal Arbitral mantenga durante la sustanciación del proceso la obligación de revelar cualquier información que ponga en tela de juicio su imparcialidad, como sucede con los árbitros. El perfil del secretario del Tribunal Arbitral exige, para realizar sus tareas con idoneidad, que tenga conocimientos comprobables sobre arbitraje.
El nombramiento de un Secretario de Tribunal Arbitral aporta transparencia al proceso arbitral, ya que las partes saben con certeza quién es la persona nombrada por los árbitros para realizar tareas de apoyo al Tribunal Arbitral, que de otra manera pueden recaer en “Secretarios Ocultos”, es decir, personas de confianza de los árbitros, totalmente desconocidos para las partes.
En la guía realizada por Young ICCA sobre los Secretarios Arbitrales, se recoge el resultado de la encuesta sobre las actividades que el Secretario Arbitral, debería realizar, teniendo una mayor aceptación aquellas actividades de índole administrativo:
- organización de reuniones y audiencias con las partes,
- recordar a las partes reuniones y plazos,
- comunicación con la institución arbitral,
- manejo y archivo de correspondencia y pruebas,
- realización de investigaciones jurídicas,
- elaboración de órdenes procesales, etc..
A continuación presentamos el resultado de dicha encuesta para una mayor ilustración²:
Se ha suscitado también cierta polémica respecto a si los Secretarios de Tribunales Arbitrales pueden colaborar en la redacción de partes del laudo, a consecuencia de algunos casos en los que se ha planteado la nulidad de laudo derivado de la intervención de los secretarios en la redacción de los mismos, como por ejemplo:
OAO Yukos Oil Company en contra de Rusia, en el cual se le condenó a pagar más de 50 mil millones de dólares. “Rusia buscó la nulidad ante un Juzgado de Distrito en La Haya, Países Bajos, alegando, entre otros argumentos, que los árbitros no desempeñaron personalmente su mandato porque el asistente del tribunal jugó un papel protagónico en el análisis de pruebas y argumentos, en las deliberaciones del tribunal y en la redacción del laudo. Para Rusia, los árbitros delegaron responsabilidades sustantivas al asistente del Tribunal; por tanto, violaron el mandato de realizar sus responsabilidades personalmente. En otras palabras, el asistente actuó como el cuarto árbitro”³. En este caso, el laudo fue anulado porque se consideró que el Tribunal Arbitral no era competente para conocer del arbitraje, sin que se entrará a considerar la cuestión de la extralimitación del secretario en sus funciones, pero este hecho sembró una voz de alarma sobre el tema.
Naftogaz Vrs Gazprom. En este caso, “Gazprom alegó que, salvo acuerdo de las partes, el secretario del tribunal arbitral sólo puede cumplir tareas administrativas. Sin embargo, el tribunal arbitral permitió a su secretario que interviniera en la resolución del caso al confiarle la redacción de la parte del laudo relativa a los motivos de la decisión del tribunal y que participara en las deliberaciones. (…) Para sustanciar su argumentación, Gazprom presentó un informe sobre la autoría de la parte del laudo relativa a la motivación, elaborado por un experto en análisis lingüístico, en el cual el experto llegaba a la conclusión de que era muy probable que el secretario administrativo hubiera redactado una parte importante de la motivación del laudo”4. Dicho caso concluyó por un acuerdo entre las partes, de manera que el tribunal no tuvo oportunidad de entrar a resolver dicha cuestión.
Sacheri v. Robotto. En este caso, el tribunal arbitral que estaba compuesto por personas que no eran abogados, contrataron a un consultor jurídico –abogado- para que les ayudará en temas de interpretación de la ley. “El Tribunal Supremo italiano dictó una sentencia en 1989 en la que se anuló el laudo porque los árbitros habían violado su mandato personal al delegar su deber de decisión en un tercero.”5
Queda claro que el Secretario del Tribunal Arbitral no debe intervenir en la redacción del laudo arbitral en cuanto a las motivaciones del mismo, lo cual corresponde únicamente a los árbitros, quienes han sido elegidos por las partes para resolver sus controversias, en atención a su experiencia y trayectoria, por lo que su función de resolver el fondo de la cuestión es indelegable, por ser una función estrictamente personal –intuitu personae-.
El Secretario del Tribunal Arbitral, al desempeñar sus funciones, deberá regirse por los lineamientos contenidos en el Reglamento del Centro de Arbitraje de que se trate, en el caso del arbitraje institucional, o según lo que las partes hayan acordado si se trata de un arbitraje ad hoc. En cualquiera de los casos, deberá realizar sus funciones bajo la estricta supervisión de los Árbitros, teniendo siempre presente que su labor es la de cooperar con el trabajo del Tribunal, y no sustituir a los Árbitros en aquellas actividades que son inherentes al mandato que ejercen.
Cabe destacar, que ser Secretario de Tribunal Arbitral constituye un buen aprendizaje para llegar a ser árbitro, ya que se tiene un conocimiento directo del procedimiento arbitral y además se aprende de los árbitros distintos estilos de trabajo, formas de dirigir las audiencias y se produce un gran enriquecimiento jurídico de la escucha atenta de las deliberaciones del tribunal.
Para llegar a ser Secretario de Tribunal Arbitral conviene obtener conocimientos de arbitraje a nivel superior, tomar contacto con diversos Centros de Arbitraje -sobre todo con aquellos que admiten la postulación de candidatos para integrar las nóminas de Secretarios Arbitrales-, participar en MOOTs de arbitraje y, también puede ser muy útil, beneficiarse de programas de mentoring en los que se compartan experiencias sobre esta actividad de valioso aporte para el arbitraje.
* Beatriz Pimentel Rosales, Abogada y Notaria, graduada de la Universidad Rafael Landivar (2001), pénsum cerrado en la maestría de Derecho Mercantil y Competitividad de la Universidad San Carlos de Guatemala. Profesional Independiente en la firma Beatriz Pimentel. Con experiencia en Arbitraje, pues he participado en Arbitrajes domésticos como Secretaria de Tribunal Arbitral tanto en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Guatemala (CENAC) como en la Comisión de Resolución de Conflictos de la Cámara de Industria de Guatemala (CRECIG). Asociada al Club Español del Arbitraje (CEA). Estudios en Arbitraje: Diploma como Árbitro de Derecho, otorgado por el Comité Nacional de la Cámara de Comercio Internacional ICC-Guatemala (2009), Curso de Arbitraje Internacional Avanzado de la Universidad Católica de Argentina (2021) y Arbitraje Internacional del Consejo General de la Abogacía Española (2022).
1 https://cdn.arbitration-icca.org/s3fs-public/document/media_document/aa_arbitral_sec_guide_composite_10_feb_2015.pdf
2 ídem.
3 https://iea.ec/pdfs/2018/REA_No_9_6_Cabrera.pdf
4 La redacción del laudo por el secretario del tribunal: opiniones contrastadas José Rosell*
5 https://jusmundi.com/en/document/publication/en-secretary-of-the-tribunal
